Hoe Credex zijn incassoprocessen automatiseerde in slechts twee en een halve maand

Credex IFN S.A. decided to automate their debt collection process by implementing SplashCollect, the debt collection software solution provided by SplashDev Technology & Solution Provider.
The Collection Managers

The solution has been implemented in 10 weeks, delivering impressive gains in productivity and capacity.

Over Credex

CREDEX IFN S.A. is een Roemeens bedrijf gespecialiseerd in consumentenleningen. Credex is  in 2018 opgericht door ALTEX ROMÂNIA. ALTEX is de marktleider op het gebied van elektronica, huishoudelijke apparatuur, IT&C en multimedia in Roemenie".

CREDEX IFN maakt deel uit van de ALTEX-groep en biedt zijn klanten een uitgebreid gamma van kredietproducten aan. Hierbij biedt Credex flexibele financieringsmogelijkheden aan die zijn aangepast aan de behoeften van de klanten.

Oplossingsbehoefte

De behoefte aan een complex product ontstond bij Credex IFN toen de portefeuille zeer snel begon te groeien. Eerst gebruikte Credex IFN standaardprogramma's zoals Excel, daarna ontstond de behoefte aan een oplossing op maat. Tegen Kerstmis voorzag Credex IFN een snel groeiende vraag naar haar kredietproducten en bijgevolg een sterke stijging van het aantal kredietaanvragen, onmiddellijk gevolgd door een toename van de incasso-activiteit. Aangezien de voorspelling uitkwam, was het noodzakelijk snel te handelen. Er moest dringend een oplossing worden geïmplementeerd die het proces zou automatiseren om de toegenomen vraag te kunnen bijbenen. Daarom moest de nieuwe implementatie zeer snel gaan en mocht deze geen zware belasting vormen voor de toch al overbelaste personele middelen die bij de incasso betrokken zijn.
SplashCollect is een op Microsoft Dynamics 365 CRM gebaseerde oplossing. De besluitvormers bij CREDEX hadden er alle vertrouwen in om voor dit type oplossing te kiezen. Altex maakt al lang gebruik van Microsoft Dynamics 365 CRM, dus ze wisten hoe effectief de

Behoeften en pijnpunten

In de consumentenkredietsector slagen sommige klanten er niet in om de maandelijkse termijnen op tijd te betalen. Hier beginnen de incassostrategieën en processen een rol te spelen.

CREDEX had een softwareoplossing nodig dat kan integreren met legacy bedrijfssoftwaresystemen (o.a. Microsoft Navision), die gegevens verzamelen en waarna het incassoproces kan starten. Omdat het volume naar verwachting zeer hoog zou zijn, moest het systeem de mogelijkheid bieden om grote hoeveelheden gegevens te verwerken, zoals geautomatiseerde taken, management views, rapporten en waarschuwingen.

De integratie met andere softwaresystemen was een van de belangrijkste criteria bij de invoering van SplashCollect.

Problemen in de voormalige manier van werken die door SplashCollect zijn opgelost:
  • Excel bevat niet veel informatie, een betere oplossing was nodig.
  • Traceerbaarheid: Het is moeilijk te traceren in Excel, en het is niet eenvoudig om bestanden te delen...
  • Delen: Excel laat geen efficiënte multi-user browsen en updaten toe
  • SMS en brieven: konden niet worden beheerd door Excel
  • Het was moeilijk om de verwerking van de meldingen en de dagen tot aan de vervaldatum te volgen; het risico op menselijke fouten was groot.
  • In Excel was het niet mogelijk om met meerdere gebruikers tegelijk te werken en de activiteit van andere gebruikers tegelijkertijd te zien.

De oplossing

CREDEX koos voor de implementatie van SplashCollect, de incassosoftwareoplossing die door SplashDev Technology en Solution Provider is gebouwd bovenop het Microsoft Dynamics 365 Platform.

Omdat de tijd een kritische factor was, hebben de twee bedrijven een team van professionals met ervaring in soortgelijke projecten toegewezen aan het project. Het team slaagde erin om de implementatie binnen 2,5 maanden af te ronden. Zelfs met Kerstmis en Nieuwjaar in zicht is het gelukt om het project op tijd af te ronden.

SplashCollect werd geïntegreerd met het ERP van CREDEX en werd gevoed met inzamelingsgegevens uit hun live-omgeving. Het door CREDEX gebruikte incassoproces werd geconfigureerd met het oog op de automatisering van taken zoals gegevensinvoer, het aanmaken van massale, gepersonaliseerde brieven, waarschuwingen en het aanmaken van taken.

De leercurve was steil, aangezien alle gebruikers gewend waren aan de look & feel van de Microsoft-toepassingen. Nu worden de inningsdossiers automatisch aangemaakt, geautomatiseerde waarschuwingen en berichten, gepersonaliseerd voor elk dossier, worden automatisch aangemaakt. Alleen de taken die een persoonlijk contact tussen een menselijke medewerker en een klant vereisen, moeten nog door de medewerkers van CREDEX worden opgelost.

Gebeurtenissen als "Promise to Pay" worden in het systeem geregistreerd op basis van de afspraken die met de debiteuren zijn gemaakt. Het incassoproces wordt voor dergelijke afspraken stop gezet en er worden geen verdere acties ondernomen totaan de datum waarop de verplichtingen moeten worden nagekomen of totdat een betalingsbelofte wordt verbroken. De berekening van de data, fasen, meldingen en acties worden door het systeem automatisch gedaan en veranderen wanneer de omstandigheden dat vereisen.

Er zijn waarschuwingen ingesteld, zodat de gevallen die de tussenkomst van een medewerker vereisen, nooit worden gemist. De invoering is snel verlopen, aangezien er geen grote bugs zijn opgetreden en kleine bugs zeer snel zijn gecorrigeerd.

Voordelen

De invoering van SplashCollect konden meer inningsdossiers worden behandeld met dezelfde medewerkers. De tijdsbesparing was aanzienlijk: werkzaamheden die 2 uur konden duren, werden met notificaties teruggebracht tot 5 - 10 minuten. Omdat SplashCollect meerdere incassoprocessen kan afhandelen, werd het eenvoudig om verschillende processen op te zetten voor verschillende soorten klanten.

Als vertragingen, termijnen worden automatisch berekend en incasso-acties worden getriggerd door deze exacte berekeningen. Op basis van de tijdlijn van het inningsproces zijn er geen fouten en vertragingen. Elke actie wordt geregistreerd en kan worden gecontroleerd, wat de kwaliteitscontrole verbetert.

Bugs: Alle bugs werden snel en efficiënt verholpen.

Samenvattend, wat Credex heeft bereikt met de implementatie van SplashCollect, is het vermogen om meer, beter en tegen veel lagere kosten te inkasseren dan voorheen en tegelijkertijd een verhoogde klantteveredenheid te bewerkstelligen.

Getuigenis

Ioana Bancu, Incassodirecteur bij Credex, spreekt over SplashCollect:

"We hebben deze implementatie zeer snel kunnen bewerkstelligen door de goede bereikbaaheid en snelle beschikbaarheid van SplashDev. Credex onderseunde SplashDev met een gestroomlijnd team en een duidelijke implementatiestrategie.

Alles ging soepel en goed.

Nu wij gewend zijn om met SplashCollect te werken, ontwikkelen we betere strategieën voor incassoactiviteiten en weten we nu beter wat we kunnen verwachten van onze incasso-oplossing. SplashCollect heeft ons zeer geholpen bij het optimaliseren van onze strategieën!

Waarom zou u voor SplashCollect kiezen?

SplashCollect is een incassosoftwareoplossing die het handmatige werk voor het beheer van facturen en de communicatie met debiteuren vermindert door incassowerkzaamheden en -middelen te automatiseren en te optimaliseren. U kunt SplashCollect in Cloud of on Premise verkrijgen.
Vraag een gratis demo aan.Meerinformatie vindt u hier.

Over ons bedrijf
SplashDev is een leverancier van bedrijfsadvies en IT-oplossingen.

We helpen bedrijven performantie te bereiken en zorgen ervoor dat hun investering in software echte, meetbare resultaten oplevert. SplashDev adviseert en implementeert de beste CRM- en ERP-oplossingen op de markt met oplossingsstack op het Microsoft Dynamics 365-platform.

SplashDev ontwerpt, bouwt en onderhoudt software-oplossingen op maat op zowel het JAVA als het .NET platform. We hebben de beste ontwikkelaars in huis.

Integriteit. Innovatie. Prestatie. Samenwerking. Appetite voor voortdurende verbetering.
Dit zijn onze vijf sterke drijfveren die ons helpen nieuwe normen te stellen als het gaat om het leveren van de grootst mogelijke service aan onze klanten.

Laten we gaan samenwerken.

Neem contact met ons op om uw project te bespreken en persoonlijk advies te krijgen over Microsoft Office 365 en Dynamics functies en oplossingen, evenals software implementatie en maatwerk.